Popsy Messaging & Alerting

Messaging & Alerting - communication et procédures d’alarme – sont des concepts trop souvent flous dans la plupart des entreprises. Pourtant, ce sont des éléments importants comme nous essayons de le souligner à l’aide des 4 situations illustrées ci-dessous. Vous constaterez que ces simulations fictives peuvent parfaitement s’adapter à votre modèle d’affaires...

1. Votre base de données coûte cher, est naturellement paresseuse et incompétente... un peu comme un collaborateur (très) inefficace !

Imaginez que vous ayez dans votre entreprise un collaborateur que vous devez payer alors qu’il ne fait rien de la journée et qui ne prend aucune initiative. Quand par hasard vous recevez une réponse à vos questions, il vous faut encore l’analyser pour tenter d’en interpréter le contenu. Impossible, un tel oiseau dans votre entreprise ? Pourtant, c’est le profil-type de votre… base de données !

Votre base de données est onéreuse (e.a. les contrats de maintenance annuels), ignorante (elle n’attire pas votre attention sur des points précis, même critiques) et paresseuse (en gros, elle attend vos injonctions toute la journée). S’il s’agissait d’un être humain, vous vous en seriez déjà séparé depuis longtemps. Mais dans ce cas, vous ne pouvez vous en passer car toutes les données de votre société s’y trouvent stockées.

Beaucoup de sociétés témoignent aussi de leur obligation d’engager un interprète pour permettre à des bases de données de différents éditeurs de se comprendre et de collaborer, autrement que par une exportation du premier logiciel vers une importation dans le second.

C’est exactement ce que Popsy Messaging & Alerting vous propose :  faire en sorte que votre base de données vous comprenne et que vous puissez créer un lien « direct » entre vos différentes bases de données.

2. Proactif plutôt que réactif !

Vous recevez un appel de votre client à qui vous aviez promis de livrer aujourd’hui la marchandise qu’il attendait d’urgence. Il n’a toujours rien reçu. La voix de l’autre côté de la ligne traduit clairement son mécontentement et vous ressentez clairement votre culpabilité. Vous vérifiez donc dans votre logiciel de gestion, de comptabilité ou dans votre application ERP et … ouf … ce n’est pas votre faute !! Vous avez été livré en retard par votre fournisseur ; il vous a donc été impossible de livrer votre client dans le délai attendu. Néanmoins, il est plus que probable que votre client s’adressera à la concurrence dès son prochain achat …

Si l’on avait attiré votre attention sur certains facteurs dits « impondérables », qui jouent un rôle critique dans votre processus de production ou de livraison, vous auriez sans doute été en mesure de réagir de manière proactive de façon à trouver une solution dans les délais annoncés et de satisfaire votre client.

3. Nous sommes noyés par les informations !

Dans une entreprise bien ordonnée, des procédures existent qui précisent par exemple qu’une marge bénéficiaire de 10% doit être réalisée sur chaque vente afin de ne pas entraîner une perte éventuelle. Chaque jour, le Sales Manager doit imprimer et parcourir un rapport pour repérer quelles sont les ventes qui ne répondraient pas à ce critère. Afin de repérer rapidement les erreurs, le Manager aura souvent recours au marqueur fluo pour finalement arriver à la conclusion que 98% des ventes répondent bien à la procédure… Si toutes les ventes ont respecté la règle, la perte de temps est maximale. Alors qu’il suffirait d’un système d’alerte pour identifier automatiquement les cas qui ne répondraient pas au règlement.

Une information a une valeur dès l’instant où elle est délivrée correctement, au bon moment, à la bonne personne. Ici encore, Popsy Messaging & Alerting est la solution : vous êtes averti de manière automatisée des informations nécessaires, définies sur base de vos critères.

4. Les machines sont plus précises que les hommes !

Chaque dirigeant est confronté aux paiements tardifs de ses factures par certains clients. L’envoi de lettres de rappel est donc un mal nécessaire. Si l’on compte que l’envoi d’un rappel représente facilement un coût de 2,00 EUR / pièce, et qu’il faut en outre « prendre des pincettes » avec les clients importants pour qu’ils ne reçoivent pas de courrier trop sévère, et que cette procédure est répétée chaque semaine ou chaque mois par les mêmes personnes… Vous admettrez que cette tâche répétitive coûte beaucoup trop d’argent et est fastidieuse à gérer pour toute entreprise. Ce qui augmente aussi le risque d’erreurs et d’oublis.

Popsy Messaging & Alerting automatise ces tâches récurrentes et le traitement manuel fait alors partie du passé.

Quelques exemples appliqués à la comptabilité…

L’envoi automatique des rappels de paiement

Avec Popsy Messaging & Alerting, vos rappels sont automatiquement envoyés par email à la personne de contact adéquate chez votre client, sous un format HTML personnalisé. Si votre client ne dispose pas d’adresse email, un fax sera automatiquement envoyé via le serveur. Si toutefois le client ne disposait pas de fax non plus, un courrier sera automatiquement imprimé. Cette tâche automatisée peut-être planifiée par le système chaque jour, chaque semaine, toutes les 2 semaines, chaque mois ou aussi souvent que vous souhaitez l’exécuter.

ATTENTION: données standards et paramétrables dans vos fichiers Popsy, disponibles en fonction des paramètres existants au sein de votre programme Popsy !

  • Avertissement à la personne concernée des factures réclamant une validation.
  • Avertissement à l’Administrateur des factures prêtes à être envoyées vers Isabel par le module de liaison bancaire, ainsi que les implications de celles-ci sur la situation de compte.
  • Avertissement aux commerciaux de la liste des clients récemment bloqués pour cause de dépassement de leur limite de crédit.
  • Avertissement de changement de numéro de compte bancaire ou de changement des conditions de paiements d’un créancier.
  • Avertissement à l’encodage d’un dépassement de budget dans le cadre de comptes généraux ou analytiques pour validation éventuelle.
  • Envoi de certains indicatifs sur un répertoire Outlook/Exchange ou mise à jour de données vers des tableaux de bord en MS Excel

Quelques exemples appliqués à la gestion commerciale…

Informer l’Account Manager des factures qui vont être envoyées.

  • Informer le General Manager des notes de crédit établies pour certains clients sur base de factures définies.
  • Signaler les ristournes particulières.
  • Aperçu des clients qui n’ont pas réalisé de chiffre d’affaires le mois précédent.
  • Mention automatique par mail des offres « à suivre » qui viennent à terme dans les 48h.
  • Enregistrer des commandes automatiques pour le service des achats.
  • Signaler les prix d’achats inhabituels.
  • Signaler les livraisons tardives.
  • Signaler le stock minimum qui risque d’être atteint, calculé sur les ventes moyennes relevées sur une période définie dans le passé.
  • Signaler des interventions urgentes par SMS aux techniciens.
  • Signaler au client que certains documents indispensables n’ont pas été fournis dans les délais afin de pouvoir respecter le timing prévu.
  • Envoi automatique par mail, fax ou SMS de listes de prix ou de modifications temporaires de listes de prix pour certains clients définis.

Pour améliorer la satisfaction de vos clients !

  • Confirmation par email des rendez-vous encodés dans votre agenda, génération automatique d’une confirmation par email de tous les rendez-vous des représentants le jour précédent, etc.
  • Confirmation la veille des marchandises qui seront livrées le lendemain au client contre remboursement.
  • Confirmation automatique à l’Account Manager des commandes clients encodées sur son code représentant.

Popsy CompanyWeb

Vous voulez disposer à tout moment des informations financières et juridiques les plus récentes sur vos clients, fournisseurs et partenaires ?

Faites une simple recherche sur le numéro de TVA ou sur le nom de la société ou de la personne physique… Les données les plus actuelles vous seront alors transmises directement dans la fenêtre « Résultat ».

Vous avez ensuite la possibilité de créer ou modifier un client ou un fournisseur grâce aux nouvelles informations transmises par le Web.

Popsy MySMS Messenger

  • Envoi de SMS directement à partir de votre interface Popsy
  • Envoi de SMS vers des groupes, des utilisateurs multiples
  • Console de gestion des transactions en cours et confirmation de l’envoi des messages
  • Archivage de tout l’historique des transactions
  • Possibilité de recharger votre compte via paiement sécurisé sur Internet




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